Der Dienstplan ist ein wichtiges Planungsinstrument in der Personalwirtschaft. Mit seiner Hilfe kann sichergestellt werden, das die Schichten und Arbeitseinsätze innerhalb eines Unternehmens effizient und kontrolliert belegt werden und die internen Ziele dadurch kosten- und zeiteffizient erreicht werden können. Aber welche Möglichkeiten der Erstellung von Dienstplänen gibt es eigentlich? Im folgenden Artikel wird diese Frage erörtert.

Diese Richtlinien müssen bei der Erstellung eines Dienstplans berücksichtigt werden

Beim Erstellen eines Dienstplans mit Hilfe einer Tabellenkalkulationssoftware oder einer speziellen Dienstplan App müssen viele verschiedene gesetzliche Vorgaben und Richtlinien berücksichtigt werden. Die Interessen der Mitarbeiter müssen dabei genauso vertreten werden, wie die Vorlagen zum Arbeitszeitgesetz und besondere Mitarbeitergruppen, z. B. Jugendliche, Schwangere etc. Höchstarbeitszeiten, gesetzliche Feiertage und vorgeschriebene Pausen muss der Arbeitsplan in jedem Fall vollständig und korrekt berücksichtigen. Die Darstellung des Dienstplans muss nachvollziehbar und allen Mitarbeitern öffentlich zugänglich sein. Nachträgliche Änderungen müssen als solche gekennzeichnet werden. Für die Bekanntmachung des Arbeitsplans an die Mitarbeiter gelten gesetzliche Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Wie lassen sich Dienstpläne rasch und unkompliziert erstellen?

Bereits seit vielen Jahren werden Dienstpläne nicht mehr selbst geschrieben, sondern mit Hilfe einer entsprechenden Software erstellt. Auf diese Weise können wiederkehrende Informationen, wie Namen von Mitarbeitern, feste Schichten, Feiertage etc. gespeichert werden und müssen nicht jedes Mal erneut in den Plan eingetragen werden. Außerdem ist es mithilfe digitaler Pläne möglich, Abweichungen von der maximal zulässigen Arbeitszeit, Urlaubskontingente etc. sofort zu erkennen. Dadurch lassen sich viele Fehler bei der Erstellung von Arbeitsplänen vermeiden. Die Erstellung kann dabei in der Regel nur von berechtigten Personen durchgeführt werden, die einen Zugriff auf die entsprechende Software besitzen. Das macht die Dienstplanerstellung besonders sicher und überprüfbar.

In den letzten Jahren werden jedoch auch Dienstplan Apps immer häufiger für die schnelle und unkomplizierte Erstellung von Dienstplänen verwendet. Während die Pläne früher per E-Mail oder WhatsApp versendet wurden, ermöglicht die App es nun noch besser, Privates von Geschäftlichem zu trennen. Außerdem haben die Mitarbeiter auf diese Weise die Option, ihren eigenen Dienstplan aktiv mitzugestalten.

Welche Optionen bietet eine Dienstplan App?

Die Erstellung eines Dienstplans mithilfe einer speziellen App kann eine zeitliche und finanzielle Ersparnis für das eigene Unternehmen bedeuten:

• Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden jederzeit selbständig überprüfen zu können und müssen dies nicht ständig durch die Personalverwaltung in Erfahrung bringen.
• Verfügbare Schichten können selbständig von den Mitarbeitern belegt werden. Auch ein Schichtentausch ist mithilfe der App unkompliziert möglich.
• Die Dienstplan App ermöglicht es, die Einsatzwünsche und Kapazitäten von Mitarbeitern schnell und effektiv abzufragen und darzustellen.
• Dienstplan Apps lassen sich in der Regel sehr einfach und intuitiv nutzen, und sind damit gut für die interaktive Erstellung von Dienstplänen in einem Unternehmen geeignet. Langwierige Dienstplanbesprechungen und Diskussionen können auf diese Weise effektiv reduziert werden.

Fazit

In vielen Unternehmen und Betrieben setzt sich die Echtzeitkommunikation per App zunehmend durch. Auch bei der effizienten und fairen Erstellung von Dienstplänen werden Apps immer mehr zum Mittel der Wahl. Auf diese Weise können innerhalb des Unternehmens sowohl Zeit als auch Ressourcen bei der Dienstplanerstellung gespart werden.